Für die PR-Agentur Astory habe ich einen Notion-Workspace entwickelt, der externe Content-Produktion koordiniert und Posts via Make.com, Buffer und Cloudinary vollautomatisch veröffentlicht. Skalierbar für jeden neuen Kunden.
Das kam dabei heraus
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Entwicklung eines zentralen Notion-Workspaces für das komplette Social Media Management
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Vollautomatisiertes Posting-System (Make.com, Buffer, Cloudinary) nach Freigabe
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Nahtlose Integration externer Foto-Agenturen inklusive Shot- und Prop-Listen
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Skalierbares System: Mit einem Klick für jeden neuen Kunden duplizierbar
Wer Social Media und PR für andere macht, jongliert täglich mit Content, Abstimmungen und Deadlines. Genau das ist das Tagesgeschäft von Astory, einer aufstrebenden Agentur aus Miami. Doch je mehr Kunden man betreut, desto deutlicher zeigen sich die Risse in den internen Prozessen. Um Astory den Rücken freizuhalten, haben wir einen digitalen Arbeitsplatz geschaffen, der sich exakt ihrem Workflow anpasst – und die Handbremse beim Veröffentlichen von Inhalten löst. Das Ergebnis: Ein zentraler Hub in Notion, der Planung, Abstimmung und vollautomatisches Posting intelligent miteinander verbindet.
Die Herausforderung
Vor unserer Zusammenarbeit funktionierte das Content-Management bei Astory klassisch manuell. Zwar gab es kein völliges Chaos, aber einen massiven, unnötigen Zeitfresser: Die Kommunikation rund um die Content-Erstellung. Astory arbeitet für die visuellen Inhalte eng mit einer externen Foto-Agentur zusammen. Die Abstimmung dafür – von Shotlisten über Prop-Listen (Requisiten) bis hin zu Genehmigungen – lief verstreut über E-Mails und Google Drive ab.
Erst wenn dieser externe Prozess abgeschlossen war, konnten die Posts geschrieben und anschließend händisch auf den Plattformen wie Instagram hochgeladen werden. Ein Ablauf, der nicht nur unübersichtlich war, sondern auch bei jedem neuen Kunden wertvolle Stunden fraß, die eigentlich in die kreative PR-Arbeit fließen sollten.
Der eigentliche Engpass
Nicht das Posten selbst kostete Zeit, sondern alles davor: verstreute Abstimmungen per E-Mail und Google Drive, die sich bei jedem neuen Kunden wiederholten.
Die Lösung
Als digitaler Partner, der mitdenkt, war mir klar: Ein simples Tool zum automatischen Posten reicht hier nicht. Die Lösung musste den gesamten Prozess vor dem eigentlichen Klick auf “Veröffentlichen” abbilden.
Ich habe für Astory einen maßgeschneiderten Projektmanagement-Workspace in Notion entwickelt. Der Clou dabei: Er zwingt dem Team keine neue Arbeitsweise auf, sondern passt sich exakt ihrem bestehenden Workflow an. Das System umfasst drei smarte Kernbereiche:
Der externe Hub
Die Zusammenarbeit mit der Foto-Agentur passiert jetzt direkt in Notion. Shotlisten, Requisiten-Planung und Freigaben sind zentral an einem Ort gebündelt. E-Mail-Ping-Pong gehört der Vergangenheit an, jeder hat sofort den nötigen Überblick.
Die Automatisierung
Sobald ein Post in Notion final getextet und freigegeben ist, übernimmt die Technik. Über eine im Hintergrund laufende Automation mit Make.com, Cloudinary und Buffer wird der Beitrag vollautomatisch zum geplanten Zeitpunkt auf den jeweiligen Social-Media-Kanälen veröffentlicht.
Die visuelle Kontrolle
Um das Look & Feel vorab zu prüfen, habe ich direkt in Notion eine dynamische Vorschau des Instagram-Grids integriert.
Die Ergebnisse
Durch das neue System spart das Team von Astory aktuell rund 3 Stunden pro Woche – Zeit, die nun voll ins Kerngeschäft und die strategische Kundenberatung fließen kann. Aktuell wird der Workspace bereits erfolgreich für drei Bestandskunden eingesetzt. Der größte Hebel für die Zukunft liegt jedoch in der Skalierbarkeit: Gewinnt Astory einen neuen Kunden, kann das gesamte System mit allen Workflows und Automatisierungen einfach dupliziert und sofort genutzt werden.
3 Std.
gesparte Zeit pro Woche
3
Kunden bereits im System
100 %
automatisiertes Posting
Working with Lukas was a great experience. He helped us build out our entire social media management workflow in Notion, creating a system that is organized, intuitive, and tailored to the way our team actually works. He took the time to understand our needs and translated them into a clear, functional workflow that has made it much easier for us to manage multiple clients, content planning, approvals, and day-to-day social media tasks in one place. Lucas was professional, responsive, knowledgeable, and very easy to work with throughout the process. We're very happy with the result and would absolutely recommend Lucas to anyone looking to improve their Notion systems and workflows.
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